项目监理机构组织协调有很多的方式，主要有以下几种：会议协调、交谈协调、书面协调、访问协调和介绍情况协
一. 会议协调
1.第一次工地会议
第一次工地会议是在建设工程尚未全面展开前，由参与工程建设各方代表见面、认识的会议，也是检查参与工程建设各方准备工作的会议.
第一次工地会议由建设单位主持召开，建设单位、施工单位和监理单位的授权代表参加，各方在建设项目中担任主要职务的人员也应参加，必要时设计单位、分包单位也可参加.
（1）建设单位、施工单位和监理单位分别介绍本单位驻施工现场的组织机构、人员配备、岗位职责情况；
（2）建设单位根据委托监理合同要求，宣布对总监理工程师的授权书；总监理工程师宣布对总监理工程师代表的委托书；
（3）建设单位介绍建设项目开工准备情况；
（4）施工单位介绍建设项目开工准备情况；
（5）总监理工程师介绍建设项目监理规划的主要内容；
（6）确定施工阶段参加监理例会的人员名单、召开例会的日期、周期、地点及主要议题；
（7）第一次工地会议纪要由项目监理机构负责起草，整理成正式文件，经与会各方代表会签后存档.
2. 工程例会
（1）为全面准确的把握工程项目在进度、质量、投资等方面的情况，协调处理项目建设当中出现的各种问题，监理单位应定期组织工程例会。
（2）工程例会原则上每周举行一次，每次半天，具体时间间隔可由监理单位根据工程实施的具体情况酌情调整，并及时通知相关单位。
（3）监理单位应在第一次工地会议将工程例会的时间、地点和程序等通知有关单位。
（4）工程例会一般由总监理工程师（或总监代表）主持。
（5）工程例会应实行签到手续，所有与会单位代表均应在“会议签到表”上签字。
（6）工程例会一般按以下程序进行：
1）审查上次例会布置工作的落实情况；
2）审查工程进度情况；
3）审查工程质量情况；
4）审查完成投资额度事项；
5）审查安全事项；
6）审查施工单位现场资源配置情况；
7）讨论施工条件与环境；
8）索赔申述与初步讨论；
9）施工单位提出本周施工计划；
10）监理单位、建设单位或施工单位提出的其他事项；
11）总监或总监代表作总结发言。
（7）工程例会由监理单位负责记录，会后整理出工程例会纪要。例会纪要采用固定格式，并统一编号，由总监（或总监代表）签字后于第二天送达所有与会单位。
（8）在会上一时难以决定的事项，只作为意向提出，不在会上讨论。会后可另开专题会或采用其他方式协调解决。
（9）会议中决定的有关事宜，尚应按合同及其他有关规定办理必要的手续。
3.工程专题会议
（1）在工程实施过程中，监理单位可以根据工作需要就某一与工程有关的特定事项或依施工单位、业主建设单位等单位的要求召开工程专题会议。
（2）当施工单位或其他单位向监理单位提出问题要求解决时，监理单位经过判断，认为有必要召开专题会议时，应及时将会议的时间、地点、议题等通知有关单位。
（3）监理单位在监理过程中发现某些突出的、重大的、突发的或一时难以解决的问题，应及时通知相关单位，召开专题会议解决。
（4）工程专题会议可视需解决问题的具体情况而定，由总监或其代表主持。
（5）专题会议由监理单位记录，会后整理成专题会议纪要。对于专题会议决定的有关事项按合同要求须建设单位审批的，应经建设单位审批同意后，方可将会议纪要发放有关单位。
（6）对于专题会议决定的事项，监理单位应落实专人检查、跟踪其处理及实施情况。
二. 交谈（交流沟通）协调
1. 交谈协调即是交流沟通协调，包括面对面的交谈，固定电话、移动电话通话，短信传递信息，无论是内部协调或是外部协调，这种协调方法的使用频率还是很高的；
2. 交谈协调的特点是及时性和方便性，但不具有法律效力；电话通话、短信传递信息必须保持信息畅通，建设工程参与单位之间、监理机构内部都乐于采用这种协调方式；
3. 建设工程参与单位之间，一方向另一方寻求协作和帮助时，采用面对面的交谈方式，比采用书面形式效果会更好；
4.监理机构向施工单位发布指令时，监理工程师可先采用口头指令，并且，通过面对面的交谈，可以了解施工单位是否正确地理解了口头指令内容和对执行指令的态度，这样使施工单位容易接受和及时执行指令；施工单位按照指令进行了落实，监理工程师再以书面形式予以确认.
三.书面协调
当采用交谈（交流沟通）协调，面对面的交谈，口头指令，施工单位均未接受时，或者监理工程师为了详细和充分地表达自己的意见时，为了能及时的解决问题和矛盾，就要采用书面协调的方法了；
1.监理工程师发现施工单位在施工中的违规行为，或者存在质量隐患时，可用书面报告形式向建设单位反映，得到建设单位同意，向施工单位发出要求施工单位纠正违规行为的书面指令（监理工程师通知），或发出暂停施工的书面指令（暂停令）；
2.建设工程参建单位以书面形式通报各种及信息、报告、信函、备忘录等；
3.对会议记录、交谈（交流沟通）协调内容、及监理工程师口头指令进行书面确认.
四.访问协调
访问协调主要用于外部协调，分为访问（走出去）和邀访（请进来）.
1. 访问（走出去）是监理机构在建设工程施工前或施工过程中，对与工程建设有关的各政府部门、工程建设毗邻单位等进行访问，向这些单位介绍工程建设的情况，和了解这些单位对工程建设参建各方的要求和意见；
2. 邀访（请进来）是建设单位或监理机构在建设工程施工过程中，邀请与工程建设有关的政府部门到施工现场进行巡视检查和指导工作.
五. 情况介绍协调
情况介绍协调通常是与其它方法紧密结合在一起的一种协调方法，它是在其它方法协调之前，监理工程师向需要协调的一方或双方进行情况介绍，形式上可能是口头的，也可能是书面的；
情况介绍协调方法好像是其它协调方法的前奏、引子和铺垫，在采用其它协调方法之前，使协调对象有个思想准备，有利于问题和矛盾的顺利解决.
六.协调方法与技巧
1.深入调查，充分掌握实际情况；
2.突出重点，抓好主要矛盾，次要矛盾便迎刃而解；
3.从实际出发，用事实和数据说话，避谈空话、套话；
4.坚持原则，按合同相关条款和法律法规办事；
5.以说服、讲理的为主，耐心细致地处理矛盾；
6.客观公正地处理合同纠纷，力促协调解决，避免诉讼程序；
7.注意协调的及时性和协调决定内容的可行性；
8.跟踪协调决定内容落实情况，检查协调的效果；
9.注意建立宽松的人际关系，营造良好的合作氛围；
10.态度切忌盛气凌人，说话讲求语言艺术.
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